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23/11

Controle x produtividade: como dosar sua gestão?

Um estudo elaborado pelo portal-norte americano Salary, com mais de 10 mil colaboradores de empresas do país, mostrou que um funcionário dedica, em média, cerca de 2 horas diárias de sua jornada laboral para assuntos pessoais, excluindo o horário de almoço.

Ainda segundo a pesquisa, o acesso a Internet foi apontado como o principal responsável por essa ociosidade, com expressivos 44,7%. Anualmente, só o uso pessoal da web no horário de trabalho estaria custando algo em torno de US$ 330 bilhões aos cofres das empresas.

Diante desse cenário, é impossível não pensar na relação entre controle X produtividade e nos ganhos que tomar medidas para garantir o bom uso da Internet podem trazer para sua empresa.

Controle X produtividade: uma equação eficiente?

A mesma pesquisa conduzida pela Salary estimou em cerca de US$ 759 bilhões as perdas anuais das empresas norte-americanas relacionadas ao uso ineficiente do tempo de trabalho.

Muito embora inúmeros estudos comprovem a informação, é comum que gestores acreditem ainda que “alguns poucos minutos diários na Internet” não vão fazer muita diferença na produtividade. Com isso, a implantação de mecanismos de controle do uso da web sai da lista de prioridades.

Acumulados, no entanto, esses poucos minutos podem representar enormes prejuízos não só em gigantes corporações norte-americanas, mas também na sua empresa.

Por exemplo: Imagine uma empresa com 60 colaboradores, com custo médio de R$ 3 mil por funcionário e jornada diária de 8 horas. Considerando-se um desperdício diário de 2 horas, tal como estimado na pesquisa, teríamos:

  • Custo total com colaboradores: R$ 180 mil
  • Dias trabalhados no mês: 20
  • Custo médio da hora trabalhada: R$ 18,75
  • Desperdício diário por colaborador: R$ 37,50
  • Desperdício mensal por colaborador: R$ 750
  • Desperdício mensal relacionado ao mau uso do tempo: R$ 45 mil

 

Como você pode notar, é um número bastante expressivo, que não pode ser ignorado.

Segurança de dados: outro fator na equação controle X produtividade

Para além dos prejuízos financeiros que o desperdício de tempo relacionado ao mau uso da Internet pode trazer para a sua empresa, é importante considerar um outro fator: a segurança de dados.

Quando você não realiza um controle eficaz da maneira com que a Internet está sendo utilizada, informações importantes do seu negócio, como o planejamento estratégico e até mesmo dados pessoais dos seus clientes podem ser expostos.

Isso porque o acesso a sites nocivos pode expor a rede a uma série de vírus e até mesmo ao ataque de hackers. Em casos graves, todo o sistema da sua empresa pode ficar fora do ar, prejudicando os negócios e influindo diretamente na produtividade dos funcionários.

Além disso, ainda que não acessem sites maliciosos, o próprio uso da web para assuntos não relacionados ao dia a dia da empresa podem atrapalhar consideravelmente o bom andamento das operações.

Imagine, por exemplo, que uma parcela dos seus colaboradores pode estar baixando e ouvindo música, assistindo vídeos e transferindo arquivos pesados no mesmo horário. Isso sobrecarrega a rede e pode impedir ou dificultar a realização de vendas, o atendimento ao cliente e outras tarefas essenciais para o crescimento do seu negócio.

Por isso, investir em soluções que garantam o bom uso e a segurança da Internet também é uma maneira de zelar pela saúde financeira do seu negócio.

Dicas para dosar sua gestão

No entanto, como em qualquer outra medida que você for tomar em sua empresa, bom senso é a chave do sucesso. Ainda que seja importante fazer um controle efetivo do uso da web, é importante que esses procedimentos não acabem engessando o funcionamento do negócio ou afetando o clima organizacional desnecessariamente.

Por isso, fique atento a algumas dicas:

  • Estabeleça processos claros: É importante que cada membro da sua equipe tenha funções bem determinadas e que elas estejam distribuídas de maneira uniforme. Não é incomum que um colaborador perca tempo ouvindo música ou vendo vídeos por não ter “nada para fazer” enquanto outro está sobrecarregado.

 

  • Comunique-se de maneira adequada: Se cada membro da sua equipe sabe exatamente quais são as suas responsabilidades dentro do time, fica mais fácil para você identificar eventuais problemas de produtividade e evitar desculpas.

 

  • Dê autonomia ao time: Se todos estão cientes de suas atribuições, é hora de permitir que seus colaboradores atuem com mais liberdade. Por isso, cheque  resultados individuais antes de dar um feedback negativo pelo uso eventual da internet para questões pessoais. Em palavras simples, se um funcionário entregou um relatório impecável antes do prazo, faz sentido repreendê-lo por alguns minutos no Facebook?

 

  • Peça feedbacks constantes: Ser um bom líder é ter a capacidade de ouvir novas ideias e permitir que novos processos sejam testados. Evite posturas reativas diante de sugestões propostas pelos colaboradores, inclusive aquelas que envolvam o uso da internet. Muitas vezes, possuir acesso a uma rede social ou a um determinado site poderia facilitar um processo ou possibilitar uma nova maneira de resolver um problema.


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