7 dicas para mensurar a produtividade da sua equipe

Muito mais do que a capacidade de realizar tarefas, a produtividade de um colaborador deve ser avaliada levando em consideração fatores que, a princípio, podem parecer bem menos objetivos, como eficiência e qualidade dos processos. Por isso, muitos gestores encontram dificuldades em avaliar e melhorar o desempenho de seus colaboradores.

Pensando nisso, elaboramos esse post com um passo a passo que vai ajudar você a mensurar a produtividade do seu time e aumentar a performance da sua empresa.

Acompanhe!

 

1. Defina e comunique as metas para o time

Se você quer mensurar a produtividade do seu time de maneira efetiva, o primeiro passo é estabelecer metas claras e comunicá-las à sua equipe.

Na hora de definir esses objetivos, tenha em mente que eles devem ser realistas, fáceis de acompanhar, possuir um tempo definido e, acima de tudo, serem bastante claros. Evite expressões subjetivas e pouco esclarecedoras, como “aumentar a produtividade”, “garantir maior satisfação dos clientes”.

Saber qual é o ponto de partida, onde vocês pretendem chegar e quanto tempo há disponível para isso ajuda o time a sentir-se mais motivado. Também permite que você realize um acompanhamento mais claro do cumprimento das etapas e da produtividade de cada membro da equipe.

 

2. Determine a quantidade de trabalho e realize o controle de horas

Uma vez definidas as metas, é importante que o gestor entenda bem a quantidade de trabalho de cada membro da sua equipe se quer mensurar a produtividade de maneira justa e equilibrada.

Quanto tempo, afinal, o funcionário leva para realizar determinada tarefa? Qual é o volume de trabalho que está designado para ele? Existe alguma característica específica nas atribuições de um colaborador que pode aumentar o tempo de conclusão da tarefa — como, por exemplo, um cliente mais difícil, que exige mais atenção do que a média?

Só com essas informações em mãos é que será possível avaliar a quantidade de trabalho. A partir daí, fica mais fácil realizar um controle de horas que permita que você entenda melhor como cada colaborador está utilizando o tempo dedicado à empresa.

 

3. Estabeleça normas claras de qualidade

Se você quer aumentar a produtividade de sua equipe, além de ter um bom controle sobre a quantidade de tarefas de cada colaborador, é essencial que você estabeleça normas e processos claros de qualidade.

Quando um gestor diz exatamente como cada processo deve ser realizado para que seja considerado um trabalho bem feito, o funcionário tem a oportunidade de ser mais assertivo na realização de suas tarefas.

Isso evita uma série de erros e retrabalhos, que além de serem estressantes para os envolvidos, geram uma enorme perda de tempo — e dinheiro — para a empresa.

 

 4. Forneça feedbacks constantes

Uma das melhores maneiras de evitar erros, mensurar e aumentar a produtividade dos seus colaboradores é fornecendo feedbacks constantes sobre suas atividades.

Na mesma medida em que um feedback positivo ajuda a motivar, um feedback negativo, quando realizado de maneira adequada, sem diminuir a autoestima do colaborador, pode permitir que ele identifique pontos de melhoria e trabalhe neles.

Afinal de contas, saber que algo não vai bem com a qualidade do seu trabalho é o primeiro passo para melhorá-lo.

 

5. Elimine dispersões e distrações

Se você quer mensurar a produtividade de sua equipe e aumentá-la, é importante ficar bem atento às dispersões e distrações que podem estar afetando o foco do time.

Sites de entretenimento e redes sociais, por exemplo, costumam ser checados várias vezes ao dia em empresas que não fazem qualquer controle de acesso.

No final do mês, fica fácil perceber que uma quantidade de tempo considerável, que poderia ter sido dispendida no cumprimento das metas, foi desperdiçada com esse tipo de distração.

Por isso, é importante monitorar esse tipo de atividade para entender como ela está atrapalhando a produtividade da equipe.

O ideal é que o gestor incentive seus colaboradores a realizarem pequenas pausas depois de um determinado período de trabalho para se alongar, tomar um café e realizar outras atividades prazerosas que não estejam ligadas ao uso da Internet.

 

6. Use a tecnologia a seu favor

Como você pode ver, apesar de ser uma excelente aliada para otimização dos trabalhos, a Internet não pode tornar-se um fator de diminuição da produtividade da sua equipe.

Para evitar que isso aconteça, é muito importante que você use a tecnologia a seu favor e invista em uma solução especializada em controle da Internet.  Dessa maneira, você poderá mensurar a produtividade e garantir o bom uso e a segurança da Internet na sua empresa.

Na hora de escolher a solução mais adequada, busque uma empresa com experiência no mercado, que ofereça um produto fácil de usar e com interface unificada para o gerenciamento de toda a Internet do seu negócio.

 

7. Invista no treinamento e desenvolvimento dos colaboradores

Investir na capacitação e desenvolvimento dos colaboradores é uma excelente maneira de aumentar a produtividade da empresa.

Além do benefício óbvio para a empresa da aplicação dos conhecimentos obtidos em cursos, treinamentos e palestras, perceber que há investimos dos gestores no desenvolvimento de sua carreira deixa os funcionários mais motivados e produtivos.

Quando realizado com regras claras e oportunidades justas, um programa de treinamento tem efeito cascata e afeta até mesmo aqueles que ainda não participaram dele. Isso porque esse tipo de capacitação pode ser visto pelo colaborador como uma meta a ser alcançada, o que melhora o seu desempenho e produtividade.

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